Autor: Adam Styrkosz
Opublikowano:
Najpierw proces, nie narzędzie
Łatwo zacząć od pytania: „czy da się to zrobić w narzędziu X?”. To jednak od razu zawęża sposób myślenia. Najpierw trzeba ustalić, co uruchamia proces, jakie informacje są potrzebne, kto podejmuje decyzję i po czym poznajemy, że praca została zakończona poprawnie.
Jeżeli procesu nie da się opisać bez wyjątków ukrytych w głowach pracowników, automatyzacja szybko stanie się krucha. Wtedy pierwszym krokiem bywa uporządkowanie zasad, a nie pisanie integracji.
Technologia powinna obsłużyć uzgodniony proces. Nie powinna służyć do maskowania tego, że każdy wykonuje go inaczej.
Jak rozpoznać dobrego kandydata
Najlepsze pierwsze wdrożenia nie muszą być najbardziej widowiskowe. Powinny być powtarzalne, wystarczająco częste i mieć czytelny koszt obecnego sposobu pracy.
- 01Dane są przepisywane między kilkoma systemami lub arkuszami.
- 02Te same raporty, dokumenty albo wiadomości powstają według stałego schematu.
- 03Pracownicy regularnie sprawdzają statusy i ręcznie przypominają o następnym kroku.
- 04Błędy wynikają z pominięcia kroku, złej wersji pliku albo nieaktualnej informacji.
- 05Można jasno wskazać, ile przypadków przechodzi przez proces i jaki rezultat jest poprawny.
Prosta mapa procesu
Do pierwszej analizy nie jest potrzebny rozbudowany diagram. Wystarczy tabela lub wspólna sesja, podczas której zespół przechodzi przez jeden rzeczywisty przypadek od początku do końca.
Warto zapisać również wyjątki. To one najczęściej decydują o tym, czy automatyzacja może działać samodzielnie, czy powinna zatrzymać się i poprosić człowieka o decyzję.
- 01Sygnał startowy: co rozpoczyna proces?
- 02Dane wejściowe: skąd pochodzą i kto odpowiada za ich jakość?
- 03Kroki i decyzje: co dzieje się po kolei, a co zależy od warunku?
- 04Systemy i osoby: gdzie wykonywana jest każda czynność?
- 05Wynik i wyjątki: co oznacza sukces, błąd lub przypadek wymagający interwencji?
Co powinien sprawdzić pilot
Pilot nie jest uboższą wersją wszystkiego. To ograniczony fragment procesu, który odpowiada na najważniejsze pytanie: czy rozwiązanie działa na prawdziwych danych i realnie poprawia pracę zespołu.
Zakres powinien obejmować monitoring, sposób zgłoszenia błędu i możliwość ręcznego przejęcia procesu. Automatyzacja bez widoczności działania jest trudna do utrzymania, nawet jeśli pierwszy pokaz wygląda dobrze.
- 01Jeden wybrany przepływ zamiast całego obszaru firmy.
- 02Rzeczywiste dane i użytkownicy, nie wyłącznie przygotowane demo.
- 03Ustalony wskaźnik: czas, liczba ręcznych kroków, błędy lub czas oczekiwania.
- 04Obsługa najważniejszych wyjątków i bezpieczny powrót do pracy ręcznej.
- 05Decyzja po pilocie: rozwijać, poprawić założenia czy zatrzymać projekt.
Najczęstsze błędy
Automatyzacja staje się kosztowna, gdy zakres rośnie szybciej niż wiedza o procesie. Drugim problemem jest brak właściciela po stronie firmy — osoby, która potrafi podjąć decyzję o zasadach i priorytetach.
- 01Automatyzowanie rzadkiego procesu tylko dlatego, że jest irytujący.
- 02Pomijanie jakości i odpowiedzialności za dane wejściowe.
- 03Budowanie od razu wszystkich integracji i wyjątków.
- 04Brak logów, alertów i osoby odpowiedzialnej za działanie procesu.
- 05Mierzenie liczby funkcji zamiast zmiany w pracy zespołu.
Co przygotować do pierwszej rozmowy
Nie potrzebujesz gotowej specyfikacji. Najwięcej wnosi przykład prawdziwej sprawy, lista używanych narzędzi oraz informacja, gdzie dziś powstaje opóźnienie albo błąd.
- 01Krótki opis początku i końca procesu.
- 02Przykładowe dane lub dokumenty po usunięciu informacji wrażliwych.
- 03Lista systemów i osób biorących udział w pracy.
- 04Orientacyjna liczba przypadków w tygodniu lub miesiącu.
- 05Efekt, który warto zmierzyć po wdrożeniu.